Дядя Фёдор из Простоквашино.
Согласно п. 1 ст. 182 ГК РФ одно лицо (например, работник) может от имени
представляемого (например, организации) на основании доверенности, закона, акта
создать, изменить или прекратить права и обязанности представляемого
(организации), т.е. может совершить
сделку.
Иногда представитель (работник)
может выступать от имени представляемого (организации) без какой либо
доверенности, например, администратор гостиницы заключает договор с постояльцами
гостиницы без доверенности – это называется: «полномочия лица явствуют из
обстановки».
На сегодня
действующее российское гражданское законодательство не решает проблему
приобретения представителем (работником) ненужных вещей для представляемого
(организации). С одной стороны, п. 1 ст. 183 ГК РФ говорит, что если сделка
совершена представителем (работником) при превышении его полномочий, то такая
сделка требует последующего ободрения представляемым (организацией), а с другой
стороны существует норма (ст. 402 ГК РФ), которая говорит, что действия
работников признаются действиями
работодателя.
Эту позицию поддерживает и
Верховный Суд РФ, указывая в п. 123 постановления Пленума ВС РФ № 25 от
23.06.2015 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой ГК
РФ», а именно: «Равным образом об одобрении могут свидетельствовать действия
работников представляемого (организации)… при условии, что они основывались на
доверенности, либо полномочия работников на совершение таких действий явствовало
из обстановки, в которой они действовали (абзац второй пункта 1 статьи 182 НГК
РФ)».
При этом все суды исходят из
следующего: право лица подписать товарную накладную на приём товара
подтверждается доверенностью или приказом организации, также наличие
у лица, подписавшего товарную накладную, доступа к печати организации является
обстоятельством, подтверждающим его полномочия на совершение таких
действий из явственной обстановки, в которой оно действовало; проставленный на
товарный накладной оттиск печати организации, о утрате которой не было заявлено,
означает, что приём товара одобряется организацией, даже если фактически приём
товара был осуществлён неуполномоченным лицом, чья подпись стоит на товарной
накладной.
На сегодня имеет место
ситуация, когда работник (секретарь, бухгалтер, кладовщик, снабженец и т.д.) по
доверенности или, имея доступ к печати организации, на основании «явственной
обстановки», например, в сговоре с поставщиком, может купить для
организации, запасов канцтоваров или запчастей на 10 лет вперёд и т.п., и
организация в этой ситуации обязана будет перечислить внушительную сумму денег
недобросовестному поставщику.
Приобретение товара организацией – покупателем осуществляется примерно по
следующей классической схеме: поставщик выставляет счёт организации, организация
оплачивает данный счет через банк, затем снабженец, имея на руках
доверенность по форме № М-2 (приказ Минфина СССР № 17 от 14.01.1967),
получает у поставщика товарно-материальные ценности с сопроводительными
документами и передает их в своей организации кладовщику; при получении
товарно-материальных ценностей, снабженец расписывается в товарной накладной
поставщика о том, что он товар получил и оставляет поставщику оригинал
доверенности по ф. № М-2; кладовщик, оприходовав товарно-материальные ценности у
себя, передает сопроводительные документы (товарная накладная, счет-фактура) в
бухгалтерию; бухгалтерия, получив документы, закрывает у себя в учете «аванс,
перечисленный поставщику» поступлением данных товарно-материальных ценностей, в
акте сверке будет написано, что поставщику было перечислено N-ое количество
денег и на N-ое количество денег поставщик поставил товарно-материальных
ценностей.
Однако, зачастую, на практике бывают другие ситуации:
1) деньги были перечислены поставщику,
это отражено в учете, а товар не был (весь) получен у поставщика или документы
на товар не поступили в бухгалтерию; в этой ситуации бухгалтерия «видит»
задолженность поставщика перед организацией и действует в соответствии с
ситуацией: требует от поставщика акт сверки, требует поставить товар, вернуть
деньги или передать документы на товар;
2) деньги были перечислены поставщику, а снабженец получил товара на бóльшую
сумму; получив документы на товар, бухгалтерия доплачивает разницу поставщику;
3) снабженец, в рамках своей
доверенности или явственной обстановки, приобрёл у поставщика товар, товар
передал структурному подразделению своей организации, но из структурного
подразделения документы на товар не поступили в бухгалтерию, или снабженец не
передал товар и документы на склад, в этой ситуации бухгалтерия не знает о
существовании долга перед поставщиком. О существовании скрытого долга
бухгалтерия организации – покупателя может только узнать от поставщика, получив
от него акт сверки или копию товарной накладной с подписью снабженца,
свидетельствующие о существовании долга за поставленный товар.
Приказом Минфина РФ № 5р от 17.01.2012 была отменена Инструкция Минфина СССР №
17 от 14.01.1967 «О порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ и отпуска их
по доверенности», в которой в пункте 12 была закреплена обязанность
поставщика и покупателя осуществлять систематический контроль за
соблюдением порядка отпуска товарно – материальных
ценностей.
В инструкции Наркомфина СССР
№ 307 от 09.06.1944 «О порядке ведения учета и контроля за выданными
доверенностями и получением по ним товаров» (отменена приказом Минфина СССР № 67
от 14.01.1967), в пункте 6 было прямо указано: «При отпуске товаров по
доверенности за наличный расчет поставщик обязан копию
счета направить почтой бухгалтерии предприятия (организации, учреждения),
выдавшей доверенность. В счете должны быть указаны: номер доверенности,
фамилия получателя и дата выдачи
доверенности».
В обеих инструкциях (п. 7
инструкции Минфина СССР, п. 5 инструкции Наркомфина СССР) была закреплена
обязанность работников «не позднее следующего дня» после
получения товарно-материальных ценностей или истечение срока доверенности -
представить в бухгалтерию организации документы на товар или вернуть
неиспользованную доверенность.
Данная
инструкция Минфина СССР № 17 от 14.01.1967 была отменена, т.к. действующее
трудовое законодательство РФ не накладывало ответственность на работников за
неисполнение данного пункта (п. 7 инструкции Минфина СССР), предполагая, что
такие обязанности должны были быть прописаны в должностной инструкции данного
работника.
Однако, как уже было сказано выше, исходя из судебной практики, практически любой работник организации может заключить сделку от имени организации – работодателя, действуя «исходя из явственной обстановки», при этом, на работников (кроме руководителя) не распространяется обязанность и ответственность согласовывать крупные сделки с кем либо, а полная материальная ответственность работника перед работодателем возникает только при недостаче товано – материальных ценностей. В данной же ситуации речь не идёт о недостаче, так как работник купил канцтоваров на 10 лет вперёд и готов их передать работодателю для оприходывания на склад, а о том, что организация приобрела что-то ненужное и по не выгодной цене.
Хуже обстоят дела, когда бывший работник, в силу неприязненных чувств к
работодателю, может заключить сделку от имени организации «задним числом», в тот
период, когда он еще был работником организации и у него была в тот момент еще
действующая доверенность или доступ к печати. Классический пример: бывший
работник может купить для организации двумя годами ранее (а срок давности три
года) вагон «чистейшего» снега, обоснование покупки: строительство ледника или
снежной горки организацией. Работодатель не соизволил своевременно оприходовать
снег на «склад», снег растаял, а работник уволился, и в соответствии с ТК РФ, к
работнику уже нельзя применить какие-то меры взыскания. Работодатель в этой
ситуации будет вынужден доказывать мнимость сделки, однако, если «поставщик
прошлогоднего снега» реально в тот год занимался вывозом снега с территории
города, то оспорить такую сделку будет сложно.
Чтобы таких ситуаций не было, организации необходимо разработать
собственную инструкцию «О порядке ведения учета и контроля за
выданными доверенностями и получением по ним товаров», вести строгий учёт
поступления товарно-материальных ценностей от поставщиков, внести
соответствующие изменения в документооборот, внести изменения и дополнения в
должностные инструкции работников, а также внести соответствующие изменения в
действующие договоры на поставку товарно – материальных ценностей, разработать
договор присоединения, которыми обязать поставщиков систематически направлять
акты сверки (при необходимости копии и дубликаты документов) в адрес организации
для подтверждения взаимных расчетов.
В соответствии с п. 2 ст. 1, ст. 421, 422 ГК РФ что физические и юридические
лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в
определении любых, не противоречащих действующему законодательств, условий
договора.